Omgevingdienst IJsselland wil optimaal samenwerken én communiceren
Omgevingsdienst IJsselland ondersteunt de dienstverlening aan inwoners en bedrijven op het gebied van vergunningen.
De dienst verzorgt toezicht en handhaving op omgevingsaspecten, zoals veiligheid, lucht, geluid, energie, afval en bodem. Een klant- en oplossingsgerichte werkwijze is wat de eenduidige aanpak van Omgevingsdienst IJsselland kenmerkt. Die aanpak wordt ondersteund door de Esprit ICT Digitale Werkplek. Met de innovatieve, digitale werkplekken kunnen de 150 vaste en 40 flexibele medewerkers optimaal samenwerken én communiceren.
Veilige, digitale werkplek voor iedereen
Omgevingsdienst IJsselland is een samenwerkingsverband tussen elf gemeenten en de provincie Overijssel. Het geeft invulling aan taken op het gebied van omgevingsrecht en draagt effectief bij aan de kwaliteit van de leefomgeving. De vestiging in het Stadskantoor van Zwolle biedt één toegankelijk aanspreekpunt voor onder meer vergunningen, toezicht, handhaving en advies.
Albert-Jan Kooijman is Coördinator informatiemanagement en Informatiemanager bij de Omgevingsdienst. Hij coördineert de afstemming rondom informatie-beheer, informatiebeveiliging en privacy. Albert-Jan: “Ik zorg ervoor dat de vastgestelde informatiearchitectuur wordt gevolgd, zodat eenieder kan
beschikken over een veilige digitale werkplek.”
Andere behoeften, meer flexibiliteit
Omgevingsdienst IJsselland maakte gebruik van de dienstverlening van de
gemeente Zwolle en het Shared Service Center ONS, maar kreeg andere behoeften dan de voorgaande partners konden leveren. Albert-Jan: “Daarom is er een aanbesteding in de markt gezet voor een nieuwe digitale werkomgeving. Wij misten vooral flexibiliteit in relatie tot het realiseren van vernieuwing en updates bij applicaties en het optimaliseren van de werkplek. Dit hebben we nu eigenhandig met Esprit ICT kunnen inrichten. Hierdoor zijn de communicatielijnen kort en wordt vernieuwing sneller gerealiseerd.”
“Ook wilden we een moderne digitale werkplek die past bij onze medewerkers en die flexibel kan worden ingericht, zodat op meerdere manieren gewerkt kan worden. Verder waren er stappen nodig richting goed informatiebeheer van data en documenten en de bijbehorende veiligheid. Door de vorige inrichting was dit niet altijd mogelijk, wat leidde tot lange wijzigingen en de nodige frustraties.”
Europees aanbestedingsproces
Het project begon met een grondige inventarisatie van de doelarchitectuur en het vaststellen van de functionele wensen van eindgebruikers. Albert-Jan: “Dit was noodzakelijk voor het Europese aanbestedingsproces. Na een zorgvuldige beoordeling van de inschrijvingen en ondersteuning bij contractering, waarbij we voor Esprit ICT als nieuwe partner kozen, startte de implementatiefase.
Esprit ICT realiseerde voor ons een digitale werkomgeving, waarbij de focus ligt op de inrichting van de werkplek, gebaseerd op M365. Hierin zijn essentiële tools, zoals MS Teams, SharePoint en OneDrive geïmplementeerd, samen met het overbrengen en koppelen van data en andere applicaties. Vervolgens is een detailplan voor ontvlechting en landing uitgewerkt en uitgevoerd. Alle gebruikers konden medio 2023 zorgeloos werken in de nieuwe omgeving.”
Ondersteuning pioniers én achterloper
Albert-Jan: “Met de Esprit ICT Digitale Werkplek beschikken we over een innovatieve, digitale werkomgeving voor een optimale samenwerking en communicatie. De uitdaging hierbij is dat we de digitale vaardigheid van onze collega’s op een aantal punten moeten ondersteunen met trainingen om optimaal gebruik te kunnen maken van de digitale werkplek. Voor andere collega’s moeten wij soms juist op de rem trappen. Zij volgen de nieuwe ontwikkelingen al, maar de werkplek moet voor iedereen werkbaar zijn. Esprit ICT ondersteunt onze medewerkers door zowel de pioniers als minder vaardigen te faciliteren met telefonische en on-site ondersteuning, zodat we gezamenlijk de digitale werkplek verder kunnen doorontwikkelen.”
Fijn om iemand aan boord te hebben die begrip heeft voor de hedendaagse leefwereld van vaardige en minder vaardige gebruikers!
Ondersteuning op locatie
De ondersteuning op locatie wordt elke twee weken verzorgd door de on-site beheerder(s) van Esprit ICT. Albert-Jan: “De on-site beheerder is de back-up voor onze supportmedewerkers, tevens vervult deze persoon een verbindende rol tussen de leefwereld (OD) en de systeemwereld (Esprit ICT). Fijn om iemand aan boord te hebben die begrip heeft voor de hedendaagse leefwereld van vaardige en minder vaardige gebruikers! Fijn ook dat de beheerder de vertaalslag kan maken naar oplossingen van Esprit ICT.”
Esprit ICT Digitale Werkplek
Omgevingsdienst IJsselland neemt de Esprit ICT Digitale Werkplek af voor 198 persona’s. In de digitale werkplek zijn naast de applicaties van Microsoft 365 ook Workspace365 en HelloID Provisioning met het self service portal, inbegrepen. Het netwerkbeheer en telefonie van de Omgevingsdienst wordt ook door Esprit ICT verzorgd.
Mooie samenwerking
Albert-Jan: “Het project omvat een uitgebreide reeks taken. Waaronder de
inventarisatie van de bestaande werkplek, afstemming van de uitrolstrategie met gebruikers- en beheerorganisatie, goedkeuring van inrichtingskeuzes door belangrijke stakeholders en het vaststellen van veranderingen in de manier van samenwerken. Deze is succesvol doorlopen met behulp van een goed samenwerkend projectteam. Het team was een mooie samenwerking tussen een aantal partijen die zorgvuldig en goed hebben samengewerkt. De definitieve overstap is goed verlopen met weinig tot geen verstoringen in de gestelde tijd, geld en omvang.”
“Esprit ICT heeft samen met E-Office de gebruikerstrainingen vormgegeven. Deze zijn als zeer leerzaam en welkom ervaren. Eerst hebben de actieve Omgevingdienst-medewerkers (Digi agents) training gehad en middels het ‘train de trainer principe’ is ook de rest van de organisatie getraind.”
