Microsoft Teams bellen met externen: waarom dit interessant is

Binnen Microsoft Teams is er heel veel mogelijk. Niet alleen op het gebied van samenwerken, hybride en thuiswerken, maar ook als het gaat om Microsoft Teams bellen met externen. Wat je hiervoor nodig hebt, is het Microsoft Teams Phone component. Dit maakt het mogelijk om te bellen via Teams met externen via één enkele applicatie. Maar waarom Microsoft Teams bellen met externen? En hoe werkt dit extern bellen met Teams precies? Lees snel verder!

Microsoft Teams bellen met externen: de voordelen

Als je ervoor kiest om met je organisatie te gaan bellen met externen via Microsoft Teams, is het mogelijk om de complete telefonieomgeving onder te brengen in één enkele applicatie. Teams bellen biedt meerdere voordelen voor de eindgebruikers, waarbij het gebruiksgemak een van de belangrijkste is. Het gebruiksgemak wordt in belangrijke mate vergroot omdat er maar één enkele applicatie nodig is voor onderling samenwerken, documenten delen en bellen met externen – allemaal via de vertrouwde en optimaal beveiligde omgeving van Microsoft Teams.

Belangrijke extra voordelen van Microsoft Teams bellen met externen zijn de mogelijkheid om de omgeving naar eigen wensen en inzicht in te richten, de goede en constante geluidskwaliteit en de vergaande integratiemogelijkheden binnen Teams bellen. Bovendien zijn en blijven je medewerkers die werken vanuit huis of op locatie altijd gewoon bereikbaar. Omdat Microsoft Teams een cloudapplicatie is die constant in ontwikkeling blijft, profiteer je automatisch altijd van de nieuwste technologie. Innovatief, betrouwbaar, veilig en altijd up-to-date!

Hoe werkt Microsoft Teams bellen buiten je organisatie?

Er zijn twee manieren om contact te zoeken met externen via Microsoft Teams. Voor de eerste manier is het van belang dat de externe partij ook gebruik maakt van Microsoft Teams. Dit noemen we Microsoft Teams bellen met externen. Daarnaast is het mogelijk om Microsoft Teams uit te breiden met telefoniefunctionaliteiten. Dit noemen we Teams Calling. Hiermee maak je het mogelijk om externen te bellen op 06- of 088-telefoonnummers. De externe gebruiker hoeft in dit geval geen gebruik te maken van Microsoft Teams.

Videobellen of bellen met externen via Microsoft Teams is vrij eenvoudig. Je kunt een afspraak inplannen via de Agendafunctie in Teams (of Outlook) en op deze wijze mensen buiten je organisatie uitnodigen. Maar je kunt ook spontaan iemand bellen via Teams buiten je organisatie. Hiervoor moet deze persoon een e-mailadres hebben, dat gekoppeld is aan Microsoft Teams. Vaak is dit zijn of haar zakelijke e-mailadres. Je weet dit heel snel door het zelf even te testen. Zo werkt het:

1. Kies binnen Microsoft Teams voor Chat. Klik op het tekentje ‘nieuwe chat’ rechtsboven in de kolom.
2. Vul het e-mailadres in van de persoon met je wilt (video)bellen. Klik nu op ‘e-mailadres extern zoeken’.
3. Nu zie je het e-mailadres staan met (extern) erachter. Dit betekent dat je met deze persoon kunt (video)bellen.
4. Als je nu met je muis op het e-mailadres gaat staan, zie je verschillende icoontjes; een camera om te videobellen en een telefoontje om te bellen. Klik op het icoon naar keuze en het contact wordt gelegd.
5. Zie je de icoontjes niet, dan heeft deze persoon waarschijnlijk (nog) geen Microsoft Teams. Toch kun je deze persoon uitnodigen voor een Microsoft Teams meeting. Het gesprek zal dan via een webbrowser of de gratis app verlopen.

Handige telefoniefunctionaliteiten van Teams bellen met externen

Microsoft Teams bellen met externen biedt allerlei voordelen en handige (extra) functionaliteiten. Deze specifieke functionaliteiten maken het bellen met externen en gebeld worden door externen efficiënter en prettiger. We zetten de functionaliteiten van Microsoft Teams bellen buiten je organisatie graag voor je op een rij:

Volledige integratie met Microsoft Office 365

Als je kiest voor de Microsoft Teams telefonieoplossing, ook wel Teams Calling genoemd, kun je rekenen op volledige integratie met je huidige Microsoft Office 365-omgeving. Dat is handig omdat je medewerkers hier al aan gewend zijn. Ze hoeven dus niet volledig te leren werken met een nieuwe omgeving om via Microsoft Teams te bellen met externen. De gebruikersadoptie gaat snel en ze kunnen direct aan de slag en zonder moeite met iemand bellen via Teams buiten de organisatie.

Inkomende oproepen verdelen met huntgroepen

Huntgroepen gebruik je om binnenkomend verkeer te routeren naar een beschikbare medewerker. Tijdens het extern bellen met Teams, gaat de centrale automatisch ‘op jacht’ naar een beschikbare medewerker. Met deze manier van werken vergroot je de bereikbaarheid van je organisatie. Temeer omdat je huntgroepen compleet naar eigen inzicht in kunt stellen. Externe oproepen kunnen op deze manier snel en efficiënt worden afgehandeld. Dit vergroot ook de klanttevredenheid.

Keuzemenu’s en wachtrijen gebruiken

Keuzemenu’s zijn handig voor externe bellers om snel en gemakkelijk direct in contact te komen met de juiste afdeling of persoon. Doorverbinden is op deze wijze niet meer nodig; de centrale brengt de externe beller via Microsoft Teams direct in contact met de juiste persoon. Is deze op enig moment niet direct beschikbaar, dan kun je hem of haar in een wachtrij laten plaatsen. Om het wachten te veraangenamen, kun je een persoonlijke boodschap of muziek ten gehore brengen aan de externe beller.

Complete vast/mobiel-integratie

Wanneer jouw organisatie Microsoft Teams bellen met externen gaat introduceren, is een complete vast/mobiel-integratie een handige extra functionaliteit. Complete vast/mobiel-integratie zorgt er namelijk voor dat externe bellers maar één nummer nodig hebben om te bellen. Alle telefonie die binnenkomt op de vaste lijn, is ook eenvoudig te beantwoorden via een mobiel. Dus ben je even niet op je werkplek en word je vast gebeld? Dankzij Microsoft Teams bellen met externen, blijf je gewoon bereikbaar. Altijd en overal.

Esprit ICT helpt jou om te bellen met externen via Microsoft Teams!

Microsoft Teams bellen met externen is voor vrijwel elke organisatie een waardevolle oplossing. Zeker wanneer je extern bellen via Teams onderdeel maakt van de digitale werkplek.

Wil je weten wat de mogelijkheden zijn van extern bellen met Teams voor jouw organisatie? Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan of bel naar 088 44 60 000 en we helpen je graag verder.