De Digital Workspace, is dat nou iets anders dan een gewone werkplek?

Er is in een paar jaar tijd veel veranderd in de wereld. Vroeger moesten we op kantoor zijn om veilig toegang te hebben tot alle data en applicaties die we nodig hadden voor ons werk. Nu is het de normaalste zaak van de wereld dat we altijd en overal kunnen werken. In plaats van dat jij naar je werkplek reist, reist je werkplek met je mee. Dat vraagt veel van je IT en organisatie. De Digital Workspace opent de deur naar flexibeler werken, met meer aandacht voor beveiliging, innovatie en eenvoud in beheer.

Wat is een Digital Workspace precies?

Op internet kun je honderden verschillende termen vinden voor dezelfde oplossing. De één noemt het de Modern Workplace, de ander de Moderne Werkplek; wij noemen het de Digital Workspace. De essentie van de Digital Workspace bestaat uit drie kernelementen:

1. Veilige toegang tot data en applicaties,
2. vanaf een apparaat dat door Esprit ICT wordt beheerd volgens de “spelregels” van de eigen organisatie,
3. waarmee je, afhankelijk van je rol, locatie en andere voorwaarden, overal kunt werken.

De “klassieke” werkplek bestond bij het werken met centrale applicaties vaak uit een server- of Remote Desktop (RDS / RDP)-oplossing. Daarmee kon je in theorie overal werken, maar in de praktijk kende dit grote beperkingen. Zo was je als gebruiker beperkt tot wat er op de server mogelijk was, werkten applicaties voor bijvoorbeeld videobellen nauwelijks en kon je niet zomaar vanaf ieder (mobiel) apparaat bij de juiste data. Het voelde als vrijheid, maar had duidelijk zijn grenzen.

Wat maakt de Digital Workspace dan anders?

Bij de Digital Workspace beschikken medewerkers vaak weer over een persoonlijke laptop van de zaak of een ander apparaat waarmee zij toegang krijgen tot alle data en applicaties. In plaats van in te loggen op een gedeelde RDS-omgeving, werken medewerkers dus weer lokaal op de computer of ander apparaat. Dit biedt de mogelijkheid om de werkplek veel persoonlijker in te richten. Omdat medewerkers lokaal werken, kunnen zij bovendien eenvoudiger gebruikmaken van applicaties die specifiek voor hun werkzaamheden zijn bedoeld.

Veiliger door eenvoudiger beheer

Omdat in een Digital Workspace-omgeving alle apparaten centraal door IT worden beheerd, kan de organisatie duidelijke “spelregels” hanteren over wat medewerkers wel en niet kunnen doen. Zo kan worden ingesteld dat een bepaalde applicatie alleen toegankelijk is voor specifieke personen of vanaf bepaalde locaties. Daarnaast houdt de IT-afdeling meer grip op de beveiliging. Wanneer een apparaat bijvoorbeeld onverhoopt wordt gestolen, kan dit op afstand worden geblokkeerd of gewist.

Snellere uitrol naar gebruikers: focus op identiteit

Een veelvoorkomend probleem is dat bij de start van een nieuwe medewerker de toegang tot applicaties niet tijdig is geregeld. In de Digital Workspace staat de identiteit van de gebruiker centraal.

Dit betekent dat applicaties, data en instellingen automatisch kunnen worden toegewezen op basis van het persoonlijke account dat IT aanmaakt en de rol of persona die bij de medewerker hoort. Start er bijvoorbeeld een nieuwe collega in de verpleging, dan staat er een standaardprofiel klaar dat direct kan worden uitgerold. De medewerker heeft hierdoor vanaf dag 1 toegang tot alles wat nodig is. Gaat een medewerker uit dienst, dan kan de toegang, omdat alles via de centrale identiteit is geregeld, met één druk op de knop weer worden ingetrokken.

Beveiliging van de Digital Workspace

Beveiliging is een essentieel onderdeel van de Digital Workspace. Aan de ene kant gaat het om het beperken van wat medewerkers kunnen zien of doen op basis van hun rol. Aan de andere kant gaat het om het beschermen van de werkplek tegen externe risico’s. Dankzij centraal beheer kan de werkplek 24×7 worden bewaakt en beheerd. Dit betekent dat updates altijd tijdig worden geïnstalleerd, virus- en malwaredetectie (endpoint protection) actief is en de toegang is beveiligd met bijvoorbeeld multi-factor authenticatie.

Samenwerking is het hart van de Digital Workspace

Doordat je met de Digital Workspace niet langer gebonden bent aan een vaste locatie, wordt samenwerken eenvoudiger. Of je nu op kantoor werkt en je collega thuis: dankzij Microsoft 365 en andere collaboration-oplossingen kunnen jullie tegelijkertijd bij dezelfde data en met elkaar communiceren via bijvoorbeeld Teams of Zoom.

Daarnaast wordt binnen de meeste Digital Workspace-omgevingen een centraal portaal ingericht. Via dit portaal krijgen medewerkers toegang tot hun applicaties en is er vaak ruimte voor zaken als intern nieuws of een gedeelde interne kalender.

Meer weten over de Digital Workspace van Esprit ICT?

Is jouw organisatie toe aan de vrijheid om te werken waar en wanneer je medewerkers dat willen? Zonder in te leveren op grip, controle en veiligheid? Dan is dit het moment om samen met Esprit ICT te kijken naar je huidige IT-omgeving en hoe de Digital Workspace jouw organisatie kan helpen om nog beter samen te werken. Download het whitepaper over de Digital Workspace of plan direct een vrijblijvend adviesgesprek in.