Twente Milieu: Platform voor digitale samenwerking én betrokken medewerkers
Twente Milieu werkt dagelijks aan een schone en veilige leefomgeving voor zo’n 500.000 inwoners in negen Twentse gemeenten: Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal en Wierden.
Naast het inzamelen van huishoudelijk afval, houdt Twente Milieu zich bezig met het beheer van de openbare ruimte en reparatie en onderhoud van het wagenpark en verzamelcontainers. Dat doet het met 400 betrokken en gedreven medewerkers, waarvan het merendeel werkzaam is in de buitendienst. Om al die medewerkers te faciliteren bij hun dagelijkse werkzaamheden en optimaal te betrekken en informeren, koos Twente Milieu voor de Esprit ICT Digital Workspace. Twente Milieu heeft deze digitale werkomgeving TM-net genoemd.
Schoon, gezond en fris
Twente Milieu is een grote werkgever, die ook veel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (20 procent van het personeelsbestand) kansen biedt. De slogan ‘schoon, gezond en fris’ krijgt door de inzet van Twente Milieu daadwerkelijk vorm in de leefomgeving van de inwoners uit de aandeelhoudende gemeenten. “Wij zijn trots op ons werk,” vertelt Philip Bekkers, Manager Informatisering & Automatisering.
“En ook op de wijze waarop we onze medewerkers verbinden en ondersteunen. Wij ontzorgen op het gebied van afval en voeren veel taken uit in het beheer van de openbare ruimte. Ook als het gaat om de afhandeling van vragen, klachten en de inzet van communicatie en educatie. Daarnaast geven we advies over gemeentelijk beleid en leveren we een bijdrage aan het milieubewustzijn en de duurzaamheidsdoelstellingen in de regio.”
Esprit ICT snapt onze uitdagingen en biedt met de Digital Workspace een veilige, flexibele en betrouwbare oplossing voor ál onze medewerkers
Werkende oplossing
Twente Milieu koos na een onderhandse aanbesteding, waaraan vier partijen deelnamen, voor Esprit ICT. Philip: “Eén partij viel af, omdat ze de door ons gewenste planning niet konden waarmaken. Van de overgebleven partijen sprong Esprit ICT eruit omdat ze ons een werkende oplossing lieten zien, die zowel technisch als economisch aantrekkelijk was.
Ook de offerte was overtuigend en door meerdere mensen, niet alleen techneuten, geschreven. Dat zorgde voor draagvlak bij de verschillende afdelingen in onze organisatie. Esprit ICT snapt onze uitdagingen en biedt met de Digital Workspace een veilige, flexibele en betrouwbare oplossing voor ál onze medewerkers. Ook medewerkers in de buitendienst, die doorgaans niet zo veel hebben met ICT.”
Vier persona’s
Als één van de belangrijkste voordelen van de Digital Workspace noemt Philip de gebruiksvriendelijkheid. Philip: “Dat begint met de 2-factor beveiligde single sign-on; één keer inloggen voor alle applicaties en data. Na het inloggen kom je in je eigen werkomgeving.
Wij werken vanuit vier persona’s, die afgestemd zijn op het werk dat medewerkers uitvoeren. Je hoeft amper kennis van of ervaring te hebben met computers, want alles werkt op basis van tegels. Je klikt of drukt ergens op en je kunt direct aan de slag. Ook met je eigen device als je wilt. Dit maakt TM-net heel toegankelijk voor iedereen. Vrijwel alles draait in de cloud, waardoor wij ons ook niet bezig hoeven te houden met het beheer. Een belangrijk pluspunt, zeker in deze tijd waarin er weinig aanbod is van ICT-medewerkers.”
Gebruikersadoptie door communicatieafdeling
Als je organisatiebreed een nieuw ICT-platform in gebruik neemt en echt anders gaat werken, heeft dit nogal wat consequenties voor de medewerkers. Gebruikersadoptie is daarbij een niet te onderschatten factor. Philip: “Daar waren wij ons zeker van bewust. Toch hebben we ervoor gekozen om dit grotendeels zelf te doen. Wij hebben een zeer gekwalificeerde communicatieafdeling, die ervaring heeft met processen rond gedragsverandering bij inwoners.
Vanuit die overtuiging durfden wij het ook aan om onze medewerkers op een goede manier mee te nemen in de overgang naar de Digital Workspace. Daar had Esprit ICT geen probleem mee. Wij werken ook voor het licentiebeheer en het on-premises beheer met andere specialisten. Als je de taken en verantwoordelijkheden goed afkadert, werkt dat prima.”
Teams als waardevolle toevoeging
Ook Senior Medewerker Klantenservice Angela Kruidhof is goed te spreken over de nieuwe oplossing en werkwijze: “Een duidelijke planning hielp om ons voor te bereiden op de nieuwe omgeving. Door tijdig te starten met testen, konden we de nieuwe omgeving goed afstemmen op onze werkzaamheden. In de voorbereiding was het snel en prettig schakelen. Waar nodig werd er bijgeschaafd en verbeterd naar onze behoeften.
Vooral het gebruik van Teams bleek een waardevolle toevoeging. Sinds de invoering maken we bij de Klantenservice veel gebruik van de chatfunctie. Dat werkt zo fijn als je op afstand werkt! Ook gebruiken we team-mededelingen. Super handig, vooral omdat je ze in de toekomst kunt inplannen. En vanaf nu kan ik altijd en overal bij mijn werk. Zelfs als ik mijn pc heb afgesloten en ik wil op mijn telefoon nog even wat doen, is dat geen probleem!”
Het is fijn als je kunt rekenen op een proactieve partner die met je meedenkt en meebeweegt in de digitale transitie.
Efficiënt HR- en communicatieplatform
Voor de medewerkers van Twente Milieu is de TM-net overigens veel meer dan een online werkomgeving. Philip: “Dat is natuurlijk wel een cruciale pijler, maar het is tevens een efficiënt HR- en communicatieplatform. Onze medewerkers werken overal: op de kantoorlocaties, afvalbrengpunten en in de wijken. Samen een kop koffie drinken en in gesprek zijn, vinden we nog steeds het allerbelangrijkste. Maar TM-net is een mooie aanvulling hierop, om óók digitaal verbonden te zijn en onze medewerkers makkelijk en snel te informeren.
Ook de verlofaanvragen gaan we binnenkort online doen. Daarnaast kunnen medewerkers op TM-net zien dat er een collega jarig is en online feliciteren. Dat lijkt misschien een onbenullig dingetje, maar voor ons is dat heel waardevol! Ook de interne nieuwsbrief op papier is nu korter, waarin we voor meer informatie doorverwijzen naar het intranet dat via de Digital Workspace te benaderen is. Wel zo duurzaam en minder kostbaar, omdat we minder drukwerk hoeven te laten maken!”
“Ik kan dan ook zeggen dat we heel blij zijn met de Digital Workspace en onze samenwerking met Esprit ICT. Het is fijn als je kunt rekenen op een proactieve partner die met je meedenkt en meebeweegt in de digitale transitie.”