Waarom is een IT-migratie of implementatie in de zorg zo’n unieke uitdaging?

Waarom is het een grotere uitdaging om een IT-migratie of implementatie succesvol te voltooien binnen het zorgdomein? Is IT in de zorg werkelijk anders dan bij vergelijkbare trajecten in andere branches? Deze vraag ging bij Esprit ICT intern rond en was het startpunt om de verschillen in vergelijkbare trajecten binnen diverse sectoren te onderzoeken.

De valkuil van standaardisatie in een dynamische zorgomgeving

De uitdaging zit niet zozeer in het zorgdomein zelf, maar in de ‘gestandaardiseerde aanpak’ die wij aanvankelijk hanteerden, óók binnen de zorg. Het in kaart brengen van de bestaande technische infrastructuur, de diversiteit in gebruikers (persona’s) en de wensen van de organisatie gaven ons in de regel voldoende informatie om samen met de klant een plan van aanpak te maken. Deze aanpak werkt uitstekend in veel sectoren, maar de zorg blijkt unieke kenmerken te hebben die om een andere benadering vragen.

Recent onderzoek onderstreept deze uitdaging: 93 procent van de Nederlandse IT-beslissers in de zorg geeft aan dat verouderde systemen de implementatie van nieuwe technologieën belemmeren. Deze technische realiteit wordt nog eens versterkt door het feit dat het gebruik van AI in de zorg binnen één jaar tijd steeg van 43 procent naar 70 procent, wat de druk op moderne, flexibele IT-infrastructuren alleen maar vergroot.

Techniek versus functionaliteit. De werkelijkheid van IT in de zorg

IT in de zorg: hier hebben we bij Esprit ICT even op moeten kauwen. Afstappen van een bewezen succesvolle manier van werken leek ons geen goed idee, maar IT-verbeteringen in de zorg zijn natuurlijk altijd mogelijk. Uit ons onderzoek bleek bijvoorbeeld dat verschillende persona’s binnen de zorg vanuit technisch perspectief prima met eenzelfde werkplek lijken te kunnen werken. Denk aan vergelijkbare applicaties, toegang tot dezelfde databronnen en beschikbaarheids eisen maar in functioneel gebruik sterk van elkaar verschillen.

En dan is het niet meer logisch om te standaardiseren naar zo min mogelijk varianten van een werkplek, wat vanuit beheerperspectief natuurlijk wel een streven is. Deze spanning tussen technisch beheer en gebruikerservaring is cruciaal: onderzoek wijst uit dat de grootste irritatie van zorgmedewerkers is dat ze in verschillende systemen moeten werken en vaak moeten inloggen op meerdere applicaties, wat hun efficiëntie ondermijnt.

Een concreet voorbeeld uit de praktijk

Neem twee medewerkers met hetzelfde digitale zorgsysteem: De ene medewerker gebruikt het systeem na eenmalig te hebben aangemeld bijna de hele dag op dezelfde fysieke werkplek, terwijl de andere medewerker hetzelfde digitale systeem iedere dag vanaf meerdere locaties en devices slechts kort nodig heeft. Technisch prima mogelijk, maar met een volledig andere gebruikerservaring.

Die laatste medewerker zal steeds opnieuw moeten opstarten, aanmelden en leren omgaan met de wisselende verschijningsvormen op verschillende devices. Deze realiteit wordt des te urgenter als je bedenkt dat zorgmedewerkers die al tien jaar op dezelfde locatie werken en alle bewoners kennen, steeds zeldzamer worden. Nieuwe medewerkers willen bij een alarm snel informatie kunnen oproepen over medicijngebruik of gedragsproblemen en dan moet de digitale werkplek écht werken.

Met deze uitkomsten zijn wij als adoptie- en ontwikkelteam van de Esprit ICT Digital Workspace, samen op zoek gegaan naar verfijning van onze aanpak wat betreft IT in de zorg.

Van technische requirements naar functionele behoeften

Hoe houden we de technische standaarden in stand en daarmee de digitale werkplek solide, maar creëren we meer flexibiliteit en verschijningsvormen voor de diversiteit aan zorgmedewerkers? De uitkomst: door in een vroeg stadium meer contact te leggen met de zorgmedewerkers zelf.

Vanuit adoptie was hier altijd al aandacht voor, maar vooral met de focus op de technische requirements en digitale vaardigheden van de medewerker – de ‘hóe’. Door juist meer te kijken naar de functionele behoefte en de manier waarop zorgmedewerkers verschillend van elkaar door een werkdag heen bewegen, kregen we waardevolle inzichten die meer vertelden over ‘waaróm’ er bepaalde keuzes werden gemaakt.

De ‘snelle notitie’; efficiency versus werkelijkheid

Maar ook waarom er soms juist geen behoefte is aan een, naar ons idee, goede (technische) oplossing. Even snel een notitie maken om later in een digitaal zorgsysteem te verwerken lijkt vanuit ons IT-perspectief inefficiënt: ‘dat moet ook meteen het zorgsysteem in kunnen’. Maar als je ziet wat de zorgmedewerker op dat moment allemaal voor zorghandelingen aan het uitvoeren is, begrijp je de behoefte aan deze ‘snelle notitie’.

Door deze veilig beschikbaar te stellen, aangevuld met de mogelijkheid om diezelfde notitie later 1:1 door te zetten en eventueel aan te vullen in het digitale zorgsysteem, geeft ons ‘IT’ers’ misschien minder technische voldoening, maar voorziet veel beter in de behoefte van de zorgmedewerker. Dit past perfect bij de moderne visie op digitale werkplekken, waarbij personalisatie en gebruikerservaring vooropstaan.

De bredere context: digitalisering in de Nederlandse zorg

Onze bevindingen worden bevestigd door de bredere ontwikkelingen in de zorgsector. De Monitor Digitale Zorg laat zien dat na een initiële groei tijdens de COVID-19 pandemie – toen het aantal beeldbelconsulten groeide van 1.900 in 2019 naar 66.000 in 2021 – er een terugval volgde naar 35.500 in 2023. Dit illustreert dat technologie alleen niet voldoende is: adoptie door gebruikers is cruciaal.

Nog veelzeggender: het aantal consumenten dat geen behoefte heeft aan telemonitoring-apparaten steeg van 40 procent in 2019 naar 60 procent in 2024. Dit onderstreept dat succesvolle digitale transformatie niet alleen vraagt om technische oplossingen, maar ook om professionele en maatschappelijke gedragsverandering.

Onze aanpak: mensgerichte IT-implementatie

Bij Esprit ICT hebben we geleerd dat succesvolle IT-implementatie in de zorg vraagt om:

1. Diepgaand begrip van werkprocessen Niet alleen kijken naar wat medewerkers doen, maar vooral naar hóe en wáárom ze het doen. Dit betekent letterlijk meelopen in de praktijk, ook tijdens avonddiensten wanneer de werkdruk anders is en de afhankelijkheid van technologie groter.

2. Differentiatie in gebruikersprofielen Erkennen dat een ambulante zorgverlener, een verpleegkundige op de afdeling en een administratief medewerker fundamenteel verschillende behoeften hebben – ook al gebruiken ze technisch gezien dezelfde systemen.

3. Balans tussen standaardisatie en flexibiliteit Zorgen voor een solide, beheerbare technische basis, maar wel met voldoende flexibiliteit in de gebruikersinterface en functionaliteit om aan te sluiten bij diverse werkwijzen.

4. Continue betrokkenheid en feedback Niet alleen bij de start van een project, maar gedurende het hele traject blijven luisteren naar gebruikerservaringen en waar nodig aanpassingen doorvoeren.

De toekomst: AI en verdere digitalisering

De zorg staat voor grote uitdagingen: stijgende zorgkosten, complexere zorgvragen en een krimpend personeelsbestand door werkdruk en arbeidsmarktkrapte. Digitalisering en gegevensuitwisseling bieden kansen om de zorg anders en beter te organiseren, maar alleen als we de menselijke maat niet uit het oog verliezen.

Met de opkomst van AI in de zorg, die zich nu vooral richt op het verwerken van medische gegevens (50%), administratieve ondersteuning (50%) en het bijwerken van patiëntendossiers (42%)  wordt het nog belangrijker om technologie te laten aansluiten bij de werkelijke behoeften van zorgverleners. Het kabinet heeft de ambitie uitgesproken om in 2030 de administratietijd in de zorg te hebben gehalveerd, in het bijzonder door het gebruik van AI. Dat kan alleen slagen als we blijven luisteren naar de mensen die deze technologie dagelijks moeten gebruiken.

Conclusie: IT in de zorg vraagt om maatwerk

IT-implementaties in de zorg zijn complex omdat ze raken aan de kern van wat zorgverleners doen: het verlenen van optimale zorg aan mensen in kwetsbare situaties. Technische perfectie is belangrijk, maar niet voldoende. Echte verbetering ontstaat wanneer we technologie ontwikkelen vanuit een diep begrip van de werkpraktijk en in nauwe samenwerking met de professionals die er dagelijks mee werken.

Bij Esprit ICT hebben we geleerd dat de beste IT-oplossingen voor de zorg ontstaan wanneer we onze technische expertise combineren met nederigheid over wat we niet weten, en de bereidheid om te leren van de mensen die het werk doen. Alleen dan kunnen we werkplekken creëren die niet alleen technisch uitstekend zijn, maar ook echt waarde toevoegen aan het dagelijks werk in de zorg.

Meer weten?

Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw zorgorganisatie? Vraag dan een vrijblijvend adviesgesprek aan of bel naar 088 44 60 000 en we helpen je graag verder.