De misvattingen over het back-uppen van data in Microsoft 365 (en waar je zelf op moet letten)

Denk jij, net als veel anderen, dat je data, eenmaal in de cloud en specifiek binnen Microsoft 365, automatisch volledig geback-upt is? Dat is een veelvoorkomend misverstand dat kan leiden tot onherstelbaar dataverlies. Hoewel Microsoft 365 veel biedt op het gebied van beschikbaarheid en samenwerking, is het niet ontworpen als een allesomvattende back-upoplossing. 

Het idee dat ‘de cloud’ alle zorgen rondom databescherming wegneemt, klinkt mooi, maar niet realistisch. In veel organisaties wordt gedacht dat Microsoft 365 zelf een volledige back-up van hun data verzorgt. Deze aanname kan echter zeer vervelende gevolgen hebben. Het platform is primair ontworpen voor uptime en beschikbaarheid, niet voor traditionele back-up doeleinden. Dit betekent dat er beperkingen zijn rondom dataherstel en archivering die je als organisatie serieus moet nemen.  

Wat Microsoft wél doet

Microsoft zorgt ervoor dat het platform betrouwbaar en redundant is, wat inhoudt dat je toegang tot je data hebt wanneer je het nodig hebt. En ja, er zijn ook beperkte retentie mogelijkheden, zoals prullenbakvoorzieningen en versiebeheer, die bescherming bieden tegen incidentele verwijdering of menselijke fouten. Maar dat is natuurlijk niet hetzelfde als een allesomvattende back-upvoorziening.

Wat Microsoft niét doet

Er zijn kritische dataherstel- en back-upkenmerken die Microsoft 365 niet dekt. Zo biedt het geen onbeperkte retentie- of herstelmogelijkheden voor al je data, noch biedt het bescherming tegen alle scenario’s van dataverlies. Denk hierbij aan het bewust of onbewust verwijderen van bestanden, ransomware-aanvallen, of zelfs interne configuratiefouten die kunnen leiden tot verlies van cruciale informatie. Zonder een goed uitgedachte back-upstrategie loop je als organisatie het risico dat bepaalde scenario’s ongedekt blijven.

Inventariseren van de risico’s 

Menselijke fouten, zoals het per ongeluk verwijderen van een document, komen vaak voor en kunnen grote gevolgen hebben als ze niet goed ondervangen worden. Daarnaast vormen ransomware-aanvallen een voortdurend risico waarbij data versleuteld en ontoegankelijk kan worden. En daarnaast heb je rekening te houden met bewaartermijnen die opgelegd worden door wetgeving of bedrijfsbeleid, die verder reiken dan wat Microsoft biedt.
Zonder een aanvullende strategie voor dataherstel en retentie, ontstaan er snel hiaten in je databescherming.

Wat organisaties zelf moeten regelen

De verantwoordelijkheid voor een adequate back-upstrategie ligt uiteindelijk bij organisaties zelf. Hierbij gaat het om meer dan alleen het kiezen van een juiste back-upoplossing. Er is ook behoefte aan een helder beleid rondom hersteltests en eigenaarschap. Toets regelmatig of je back-upstrategie effectief is door herstelprocedures te testen en data-eigenaarschap duidelijk te definiëren. Vraag jezelf af: wie is verantwoordelijk voor welke data, en hoe wordt die data beschermd? Alleen dan kun je er zeker van zijn dat je organisatie voorbereid is op het onverwachte. Er zijn voldoende opties om data in Microsoft 365 omgevingen ook goed te back-uppen, ook zonder dat je het zelf als organisatie een stapel extra werk oplevert. Uiteraard kan Esprit ICT je hierover adviseren, en alles van A tot Z regelen.

Neem controle over jouw data

Kortom, hoewel Microsoft 365 veel biedt op het gebied van beschikbaarheid en samenwerking, blijft de verantwoordelijkheid voor het beveiligen en herstellen van jouw bedrijfsdata grotendeels bij jou als klant liggen. 

Door proactief te zijn en een uitgebreide back-upstrategie te implementeren, zorg je ervoor dat jouw organisatie goed gewapend is tegen de verschillende risico’s van dataverlies. Het gaat om het maken van bewuste keuzes en het behouden van de regie over je data. Laat dat de rode draad zijn in jouw aanpak.