In 5 stappen naar cloud-telefonie en -communicatie binnen de digitale werkplek

Cloud-telefonie en -communicatie biedt heel veel voordelen. Zeker als je kiest voor Microsoft Teams als het hart van je digitale werkplek. Daarmee kunnen je medewerkers bellen, e-mailen, online vergaderen, chatten, documenten delen en nog veel meer. En dat allemaal in één en dezelfde, uiterst eenvoudige, vertrouwde en gebruiksvriendelijke omgeving: hun digitale werkplek. Waar ze beschikken over de vertrouwde programma’s, waarmee ze dagelijks gewend zijn te werken. Waar en wanneer ze maar willen, altijd en overal. Maar wat komt erbij kijken voor je de overstap maakt naar cloud-telefonie en -communicatie? Wij nemen je mee aan de hand van vijf overzichtelijke stappen.

1. Check de netwerkcapaciteit en -kwaliteit

Het voordeel van telefonie en communiceren in de cloud met Microsoft Teams is de enorme flexibiliteit. Zo kun je bij groei of krimp van je bedrijf en businessactiviteiten snel en flexibel op- en afschalen. Daarmee heb je altijd voldoende netwerkcapaciteit en -kwaliteit. Toch moet je eigen bedrijfsnetwerk in de basis óók aan bepaalde capaciteits- en kwaliteitseisen voldoen, voordat je de overstap naar moderne cloud-telefonie en -communicatie maakt. Daarnaast is voldoende bandbreedte nodig voor optimale cloud-telefonie en -communicatie en zijn Jitter en Packetloss van belang.

2. Betrek vroegtijdig je medewerkers bij de overstap naar cloud-telefonie en -communicatie

De betrokkenheid en acceptatie van je medewerkers is de sleutel tot een succesvolle transformatie naar cloud-telefonie en -communicatie vanuit je digitale werkplek. Zonder het enthousiasme en de inbreng van de mensen die de uiteindelijke verandering moeten maken, lukt het niet. Geef ze dus de ruimte om onderweg mee te denken, inventariseer hun behoeftes en leg duidelijk uit wat de voordelen zijn.

Goede voorlichting en een enthousiaste houding vanuit management en leidinggevenden zijn daarbij essentieel. Net als de training van medewerkers op hun eigen werkplek en heldere uitleg van de nieuwe mogelijkheden die Microsoft Teams biedt op het gebied van cloud-telefonie en -communicatie. Het werkelijk ervaren van de voordelen leidt namelijk sneller tot de gewenste acceptatie. De overgang naar de nieuwe digitale werkplekken vraagt dus op vele fronten de nodige aandacht en begeleiding van medewerkers. De gewenste gedragsverandering in onder meer bereikbaarheid daadwerkelijk realiseren, vraagt om een goed doordacht adoptieplan.

3. Bereid de werkelijke overstap naar cloud-telefonie en -communicatie goed voor

Voor de daadwerkelijke overstap naar cloud-telefonie en -communicatie is het belangrijk eerst de huidige situatie in kaart te brengen. Wat is je huidige telefoonoplossing: een telefooncentrale, Skype of een ander communicatieplatform? Welke contactcenters, alarmlijnen en randapparatuur zijn aanwezig? Vervolgens inventariseer je wat wel en niet geschikt is om mee te nemen. Want niet alle soft- en hardware hoeft per definitie vervangen te worden. De overstap naar cloud-telefonie en -communicatie met Microsoft Teams kan bovendien stapsgewijs plaatsvinden.

4. De stapsgewijze overgang naar naar cloud-telefonie en -communicatie met Microsoft Teams

Nu is het tijd voor de daadwerkelijke overstap naar cloud-telefonie en -communicatie. Dat doe je, afhankelijk van de grootte van je organisatie, het beste in fasen, per team of gebruikersgroep. Het meest eenvoudige is om te starten met de medewerkers die in hun werk weinig ingewikkelde vormen van bereikbaarheid gebruiken. Ook de mensen die nieuwsgierig zijn naar het gebruik van nieuwe technische toepassingen krijg je makkelijk mee. Vaak zijn dit belangrijke ambassadeurs. Ze denken doorgaans ook graag mee over wat nóg beter kan en zijn bereid eventuele kleine onvolkomenheden te melden. Zijn zij succesvol overgestapt? Dan kun je stapsgewijs de rest van de medewerkers aan de slag laten gaan met cloud-telefonie en -communicatie met Microsoft Teams.

5. Beheer, borging, uitbreiding en vernieuwing

Is je hele bedrijf overgestapt naar cloud-telefonie en -communicatie? Dan is het zaak om de ontwikkelingen binnen je bedrijf én binnen Microsoft Teams goed te blijven monitoren. Zijn er extra of nieuwe wensen van medewerkers? Vallen medewerkers terug in ‘oud gedrag’? Zijn er nieuwe werkzaamheden en processen die vragen om nieuwe toepassingen? En welke bestaande, nog niet ontdekte, of nieuwe mogelijkheden zijn er binnen het zich voortdurend ontwikkelende en vernieuwende Microsoft Teams? Door alert te blijven en bijvoorbeeld door een jaarlijkse roadmap-sessie haalt je bedrijf steeds weer het optimale uit cloud-telefonie en -communicatie met Microsoft Teams.

Meer weten?

Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Vraag dan een vrijblijvend adviesgesprek aan of bel naar 088 44 60 000 en we helpen je graag verder.